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確定申告、経費と領収書&レシートのゴールデンルール

自営業者必読!経営の知恵袋

個人事業主としてビジネスを営み始めた場合、確定申告の手続きで大きなウエイトを占めるのは経費の計算でしょう。でも、どこからどこまでが経費にできるかって、けっこうあいまいじゃありませんか?一定のルールを知って、適切な処理を行いましょう。領収書やレシートの保存のテクニックも教えます!

既に確定申告の経験があるならまだしも、初めての確定申告は何かと不安なもの。「とりあえず、レシートは取っておきな」とか「領収書もらいなよ」などと言われ集めてみたものの……

何をすればいいかわからない!!つーか、経費って何?」こんな感じで、レシートや領収書の山の前で途方に暮れている人もいるのでは?これを読めば、確定申告と経費の悩みも解決。読み終わったら早速整理を始めましょう!

どこまで経費にできる?

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今日はこれとこれにお金つかって……と。

さて、ビジネスをしていれば、何かと出費はつきものです。例えば、筆者の場合、ライティングに必要な本や雑誌には結構お金を使っています。また、打合せの交通費もなかなかものです。そういうビジネスに必要なお金、どこまで経費にできるんでしょうか?なかなかわかりにくいこのテーマを考えてみました。

基準は「仕事に必要かどうか」

一言で言ってしまえば、「仕事に必要かどうか」が基準です。例えば、ネットオークションで生計を立てている人だったら、商品の仕入れ代はもちろん、発送に必要な費用は経費になります。また、Webデザイナーなど、IT系の仕事をしている人だったら、パソコンや周辺機器、技術書は経費になるでしょう。

つまり、「このお金出さないと、仕事にならないんだけど……」という支出だったら、経費になる可能性は大きいです。まずは、自分のビジネスを見直して、「これは絶対に必要な支出!」と思えるものをチェックしましょう。そこから、経費になりそうなものを集計していけばいいのです。

経費になる支出、ならない支出

とはいえ、自分の主観だけで「これは必要!」と言い切るのも危険です。仮に税務調査が入った場合、「これは仕事に絶対必要ですか?」と聞かれることもあり得ます。税務調査が入る確率は基本的に低いですが、明らかに、これは経費にならないという支出を知っておくことも大事でしょう。そこで、経費になる支出とならない支出の例を挙げてみました。参考にしてください。

経費にならないもの
  • 所得税、住民税
  • 国民健康保険、国民年金(社会保険控除で全額差引くため)
  • 同居の家族に払う賃料、使用料、家事関連費用(水道光熱費、共益費、通信費、駐車場料金など)のうち、仕事に使用しない分と、家族が使った分(※自分が仕事のために使った分はOK)
  • 日常生活で使う衣類やメガネ、装身具、理美容代金など
  • 事業主自身が使うスポーツクラブの料金や、健康診断費用(従業員が利用する場合は福利厚生費として計上可能)
  • 事務所の敷金(退去するときに戻ってくるので、経費ではなく、資産として処理する)
  • 事業主本人の食事代金、家族との会食代金(打ち合わせ、会食費用を除く)
  • 15歳未満の家族、専従者になっていない家族への賃金
  • プライベート用の年賀状や暑中見舞い、手紙、電話の代金、一般紙の新聞代金など
経費になるもの
  • 取引先等の関連で包んだご祝儀、お香典(接待交際費として処理)
  • 仕事の打ち合わせのための、喫茶、会食費用(接待交際費として処理)
  • 仕事でしか使わない衣服(作業用衣料費として処理 例:作業着、アーティストのステージ衣装、ホステスのドレス)
  • 仕事のために必要な理美容にかかる費用(理容費として処理 例:ホステスのヘアメイク、着付け代)
  • 仕事にしか使わないバッグ(雑費として処理)
  • 仕事用の名刺、取引先への年賀状印刷費(広告宣伝費として処理)
  • 取材のための旅行、商品・サンプル購入、取材目的の体験申し込みなど(取材費として処理)
  • 試作のための材料費用、試作品の処分にかかる費用など(研究費として処理)
  • 別居の家族が所有する建物の賃料(家事使用分を除く。仕事に使用している事実が必要。地代家賃として処理)

領収書、レシートの話

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マメにやらないと大変!!

さて、経費がいくらかかったか計算するには、元となるデータが必要です。そこで、領収書やレシートの出番です。確定申告のための領収書とレシートのルール、きっちり押さえましょう!お役立ちテクも紹介します!

きっちりした領収書は必要?

ビジネスを始めたとき、こんなことを言われた経験はありませんか?「領収書は正式なものじゃないと、経費として認められないよ」と……これって、本当なんでしょうか?結論から言えば、そんなことはありません。領収書やレシートがなぜ必要かという理由から種明かしします。

なぜ、領収書やレシートが経費を計上するために必要かを考えてください。「その支出をして、ちゃんとお金を払いました」という証拠になるからです。つまり、証拠として使えるならレシートでもまったく問題はありません。とはいえ、あまりに高額の支出の場合は、「確かに自分が払いました」という証拠になるので、名前入りの領収書をいただいた方が無難でしょう。でも、普段の支出だったら、レシートでも十分です。

領収書もレシートもないときは?

世の中、お金を出したら、必ず領収書やレシートをもらえるとは限りません。領収書もレシートももらえない取引の代表格と言えば、昔は切符でした。しかし、今は券売機の操作でもらえる場合も多いので、もらっておきましょう。そうはいっても、取引先の人の結婚式やお葬式など、領収書がもらえないケースもたくさんあります。こういう場合、どうすればいいのでしょうか?

オススメの方法は、出金伝票を使うことです。これは、支出があった=お金が出ていったときに使う伝票のことを指します。これに出て行った金額、日付、内容を書いてください。先ほどの冠婚葬祭の例では、招待状や会葬御礼なども一緒に保管しておくといいでしょう。出金伝票は100円ショップなどでも売っています。一冊買っておくと何かと使えます。レシートをもらい忘れたときも、これに書いておけば証拠として使える可能性が高いので、ぜひ持っておきたいアイテムかも。

領収書、レシートの保存方法

知っている人もいるかもしれませんが、確定申告が終わっても領収書やレシートは捨ててはいけません。7年間は保存する義務があります。

出典:国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」
そこで、どう保存するのがいいのでしょうか?オススメの方法を集めてみました。

きっちりやりたい人向け
  1. 月ごとに領収書やレシートを分ける。
  2. 分けたレシートをさらに支出の性質で分ける。
  3. そのレシートをコピー用紙(裏紙でも可。サイズはA4がオススメ)に貼り、ファイリングする。
簡単にしたい人向け
  1. 月ごとに領収書やレシートを分ける。
  2. 分けたレシートをファスナー付きビニール袋に入れる。

また、最近のレシートは感熱紙のものが多いです。保存状態が悪いと、印字が消えてしまう場合もあります。どうしてもイヤ、という人は、紙に張り付けてからコピーを取っておくといいでしょう。

自分でビジネスをしていると、どうしても忙しくなりがちです。やることが多すぎて、経理にまで時間を割いていられない!という人もいるかもしれません。追い詰められない程度にやる、を心がけましょう。

確定申告と経費まとめ

今回は確定申告と経費についてご紹介しました。しっかり勉強すると、経費として処理できるものは結構ありそうです。ポイントを抑えて正しい申告を!

MinAh

MinAh

AFP(日本FP協会認定)、2級FP技能士。「人生に必要なのは愛と勇気とお金」をコンセプトに、がしがしコラムを書いてます。好きなものはエスニック料理(パクチー信者)、仕事終わりのビール、綺麗な景色。一番の気分転換はカラオケで歌いまくること。どうぞごひいきに。
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